Una de las causas más comúnes de no conformidades en las auditorias de seguridad alimentaria son las deficiencias en los procesos de documentación. Entre otros muchos registros necesarios para pasar con éxito una auditoría, no podemos olvidar la información requerida para documentar correctamente los planes de control de plagas. ¿Qué, cuándo y cómo debe ser registrado?

Buenas prácticas para documentar correctamente el control de plagas en la industria alimentaria

Cuando se trata de seguridad alimentaria, no hay excusas posibles para justificar deficiencias en los registros de los procedimientos para mantener la seguridad e higiene, tanto en instalaciones como en productos.

Y el control de plagas no es una excepción.  En el clima empresarial actual, documentar adecuadamente todas las acciones relacionadas con la gestión de plagas es, cada vez más, una obligación ineludible.

Y, además, la tendencia, entre autoridades y organismos de certificación, es pedir que la información recogida por las empresas sea cada vez más organizada, detallada y accesible.

Auditores e inspectores esperan recibir información acerca de cuatro aspectos básicos:

• La existencia de un programa de control de plagas efectivo para prevenir y eliminar las amenazas que puedan ocasionar las plagas en las instalaciones.
• La descripción de posibles problemas de plagas que se hayan tenido y las respuestas que se les ha dado.
• Documentación sobre la eficacia de estas respuestas
• Documentación sobre la mitigación del riesgo en la instalación.

Mientras que los profesionales del control de plagas son responsables de su trabajo en prevención y control de las infestaciones, la empresa alimentaria que los contrata es responsable, en última instancia, del programa de control de plagas dentro de sus instalaciones. Y una gran parte de esa responsabilidad es la documentación.

Un artículo publicado en la revista Food Quality and Safety explica algunos aspectos importantes a tener en cuenta para poder gestionar bien esta documentación.

Herramientas clave para la documentación

Dos de los elementos más importantes en el proceso de documentación son: el libro de registro y la orden de servicio. 

El libro de registro de la instalación incluye información esencial, como el registro de la empresa contratada de control de plagas en el ROESB y la cualificación del personal de la misma (responsable técnico / aplicadores de tratamientos) para asegurarse de que sea adecuada a las necesidades.

También debe incluir una lista de los productos biocidas que están aprobados para su uso en la instalación. Debe constar el nombre comercial de cada producto, el fabricante, el número de registro del producto, así como la etiqueta del mismo y su ficha de seguridad. Es importante mantener esta lista actualizada y dejar constancia con una firma por ambas partes (empresa alimentaria y empresa de control de plagas) cada vez que se añada o elimine un producto.

Por otra parte, la orden de servicio es el documento que deberia detallar todas las acciones realizadas por los técnicos de control de plagas durante su visita a la instalación. Una buena orden de servicio es generosa en detalles, y en ella el técnico deja constancia sobre el quién, qué, cuando y por qué de su servicio; con quién han hablado, qué condiciones propicias para la plaga estaban presentes o qué acciones correctivas se tomaron.

En ella el técnico siempre debería detallar qué producto usó, cómo lo usó ( por ejemplo, si ha realizado un tratamiento localizado, aplicado estaciones de cebo o hecho un tratamiento en grietas) y detallar exactamente en qué lugar de la instalación realizó cada acción.

Esta información permitirá al administrador de la instalación tener una visión clara sobre los servicios realizados y monitorizar el progreso del programa de control de plagas de la instalación..

Obtener los datos adecuados para una respuesta proactiva

Es importante obtener aquella información que nos pueda ayudar a predecir las tendencias de las plagas y a desarrollar una respuesta proactiva al problema. La información recogida por los técnicos debería incluir datos sobre tres áreas clave: los umbrales de presencia de plagas, la inspección de zonas especialmente vulnerables a las plagas y las acciones correctivas. Esta información puede dibujar con precisión la condición actual del programa de control de plagas de la instalación.

Establecer unos umbrales determinados de tolerancia para la presencia de plagas y relacionarlos con sus correspondientes planes de acción correctiva, es la base de un plan proactivo de control de plagas. La recopilación y el monitoreo de datos sobre estos umbrales ayuda a identificar el momento en el que tenemos que pasar a la acción y proporcionar la respuesta adecuada a cada situación. Si se ha excedido el umbral considerado tolerable, el plan de acción correctiva marca los pasos a seguir para reaccionar de forma efectiva ante la actividad de la plaga.

En las zonas de las instalaciones que son especialmente vulnerables a las plagas, se considera necesario realizar inspecciones específicas y registrar datos adicionales, debido a la probabilidad de una mayor presión ejercida por las plagas en dichos puntos. Esta presión suele aumentar mayoritariamente en zonas en las que históricamente ya se ha registrado una tendencia a tener problemas con las plagas o en áreas que tienen un mayor riesgo de infestaciones debido a su función, como las áreas de recepción y de producción.

Finalmente, es importante documentar todas las acciones correctivas realizadas y las posibles situaciones detectadas en las que es necesaria una acción correctiva. Es importante documentar quién fué responsable de llevar a cabo la acción correctiva, los detalles de la misma y los resultados obtenidos.

Una visión global

Toda esta información, recogida de forma continuada, nos dará una visión más profunda de los motivos últimos responsables de los riesgos de infestación y una mejor capacidad de respuesta.

La documentación detallada también ayuda a crear un nivel de transparencia y rendición de cuentas. Utilizar las últimas tecnologías digitales disponibles permite a los profesionales del control de plagas compartir, también con el cliente, información de manera instantánea. Por ejemplo, utilizando mapas de Google para ubicar todas las estaciones de cebo que se encuentran en la instalación o detallar características de las propiedades vecinas, que podrian estar creando condiciones propicias para las infestaciones.

Podriamos decir que a los ojos de un inspector o un auditor, lo que no está registrado no ha existido, asi que seguir un protocolo de documentación proactivo no solo será útil para mantener las instalaciones en buenas condiciones y mejorar la eficiencia de las operaciones, sino también para proteger la marca y los ingresos de la empresa.

Las 10 principales infracciones relacionadas con la documentación

Cuando se trata de documentar, tanto los técnicos de control de plagas como los administradores de las instalaciones, deben tener en cuenta tres cosas que mejorarán las posibilidades de superar una auditoría: exactitud, consistencia y minuciosidad.

¿Cuáles son las infracciones más comunes en la documentación de control de plagas? Estas serian algunas:

• Que falten etiquetas y fichas de seguridad de los productos biocidas utilizados
• Que falte documentación sobre la licencia de la empresa de control de plagas
• Que falte documentación sobre la formación de los técnicos
• No documentar las condiciones propicias para el establecimiento de la plaga
• Que no exista o no esté actualizado el mapa con los dispositivos de control de plagas aplicados en las instalaciones
• Que falte la lista de productos biocidas autorizados para su uso en la instalación

Tener un sistema de documentación bien organizado proporcionará a los clientes, auditores o inspectores una visión clara de dónde se encuentra el programa de control de plagas de la empresa en cualquier momento.

Fuente: www.foodqualityandsafety.com