En 2014, unos 1.000 establecimientos de la industria alimentaria tomaron parte en programas de auditoría sin previo aviso, para obtener o renovar su certificación en la norma BRC Seguridad Alimentaria. Una encuesta realizada muestra que, en la mayoria de los casos, la principal razón para optar a la auditoria sin previo aviso es el requisito de los clientes, y que se considera que este tipo de auditoria no altera el enfoque de la seguridad alimentaria en las empresas auditadas.
BRC Global Standard de Seguridad Alimentaria
El estándar BRC Global Standard de Seguridad Alimentaria es un programa de certificación para los fabricantes de alimentos e ingredientes alimentarios, utilizado y reconocido a nivel mundial. A finales de 2014 contaba aproximadamente con 18.000 establecimientos certificados.
La posibilidad de realizar auditorias voluntarias no anunciadas, dentro del marco de esta certificación, se introdujo en 2008, con la versión 5 del estándard y en 2014 cerca de 1000 establecimientos, principalmente en Europa, realizaron auditorias no anunciadas para obtener o renovar la certificación.
El British Retail Consortium (BRC), entidad desarrolladora de la norma, realizó el pasado año una encuesta anónima entre estos establecimientos para obtener información sobre el impacto que las auditorias sin previo aviso tienen sobre la seguridad alimentaria, su impacto comercial y también su impacto sobre costes y tiempo.
Alrededor del 25% de los encuestados contestaron, 283 establecimientos, de los cuales el 84% afirmó que se comprometió a realizar auditorías no anunciadas a petición de sus clientes y el 42% ha tenido más de una auditoría sin previo aviso.
¿Qué es una auditoria BRC sin previo aviso?
El programa de auditorias sin previo aviso del BRC tiene los siguientes requerimientos:
- Los establecimientos deben optar por este tipo de auditoria dentro del período de tres meses después de su última auditoría.
- La auditoría debe realizarse dentro de los meses 4 a 12 en el ciclo anual, aunque normalmente se realiza entre los meses 9 y 12 del ciclo.
- En el momento de solicitar participar en el programa, el establecimiento puede definir un máximo de 15 dias en los que no está disponible para la auditoría.
- No se permiten avisos o notificación previa para las fechas de la auditoría.
- El auditor debe iniciar la auditoría de la parte de la planta de producción dentro de los 30 minutos después de llegar al establecimiento.
El proceso de auditoría pone énfasis en la implementación práctica de procedimientos de seguridad alimentaria y de las buenas prácticas de producción, por lo que aproximadamente el 50% de la auditoría se realizará sobre la zona de producción, en las instalaciones, entrevistando al personal, observando los procesos y revisando documentación en las áreas de producción con el personal pertinente.
El proceso de auditoría sin aviso previo sigue los mismos procedimientos que en las auditorías anunciadas: una reunión inicial para confirmar el alcance y el proceso de la auditoría, en los 30 minutos siguientes a la llegada del auditor/a se iniciará la inspección en las instalaciones de producción, después se realiza la revisión de documentos del APPCC y sistemas de gestión de la calidad, se revisa la documentación relacionada con la trazabilidad, de nuevo se revisa la inspección realizada en las instalaciones de producción y, finalmente, se realiza una reunión de clausura, en la que el auditor informa de las posibles no conformidades detectadas.
Impacto de las auditorias sin previo aviso
El estudio muestra que, en el caso de renovación de la certificación, los establecimientos que realizaron auditorias no anunciadas tuvieron un 9% más de probabilidades de obtener una calificación de grado A que aquellas que realizaron auditorías anunciadas.
Probablemente esto es debido a una mejor preparación y una cultura de la seguridad alimentaria más desarrollada, adoptada por el establecimiento para estar preparados para la auditoría.
Las no conformidades identificadas son generalmente similares en ambas auditorías anunciadas y no anunciadas.
Según el estudio, en general, los establecimientos percibieron un beneficio para la seguridad alimentaria en la realización de auditorias sin previo aviso, con costes adicionales limitados y un mínimo impacto comercial negativo. En cuanto a la duración y minuciosidad de la auditoría no se percibió ningún impacto.
Cerca del 50% de los establecimientos percibieron que el programa de auditoría sin previo aviso fué beneficioso para ellos, mientras que el 36% no percibió beneficio y el 13% percibió un impacto negativo.
La gran mayoría, el 85% consideran que la auditoria por sorpresa no altera su enfoque de la seguridad alimentaria. Al preguntarles por su continuidad en el programa de auditorías no anunciadas, el 58% de los establecimientos escogería volver al programa de auditorias con una fecha anunciada y planificada, mientras que el 42% continuarian en las auditorias sin aviso.
Preguntados sobre el valor que atribuyen a las auditorias no anunciadas realizadas sobre sus propios proveedores, un 36% de los establecimientos preferirian que sus proveedores realizaran auditorías no anunciadas mientras que un 45% no mostró preferencias.
Recomendaciones para obtener el máximo beneficio de las auditorías sin previo aviso
El BRC recomienda a aquellos establecimientos que realicen auditorías no anunciadas en BRC Food Safety:
- Asegurarse de que la seguridad alimentaria es parte de las funciones y responsabilidades de cada departamento.
- Las auditorías internas son un factor clave para el éxito, deben utilizarse como herramienta para la mejora y el desarrollo de una cultura de la seguridad alimentaria en toda la organización. La formación y el desarrollo en las habilidades de auditar internamente son un recurso valioso para toda la organización y para la seguridad alimentaria.
- Asegurarse de que se desarrolla el máximo apoyo e implicación factibles dentro de la organización. El conocimiento y la experiencia pueden gestionarse independientemente del tamaño de la organización. Aproximadamente el 40% de los establecimientos certificados en BRC son operadores pequeños.
- Para los establecimientos que tienen la perspectiva de la certificación BRC como una herramienta para impulsar la seguridad alimentaria y su cultura asociada, la certificación es mucho más beneficiosa que para aquellos que la ven como un fin en si mismo.
Fuente: Study of BRC unannounced audits, BRC, 2015
