Sin un sistema de gestión sostenible, los resultados del arduo trabajo para cumplir con los requisitos de sistemas de certificación en seguridad alimentaria, como BRC, IFS o FSSC 22000, pueden empezar a degradarse rápidamente entre las auditorías de rutina. ¿ Cómo mantenerse preparado para no perder este importante y muchas veces necesario valor añadido de la empresa?
Pautas para evitar errores comunes en auditorias de seguridad alimentaria
En un mercado tan competitivo y marcado por las exigencias de la legislación, los clientes y los consumidores, asegurarse un sistema sostenible de seguridad alimentaria, reconocido por la GFSI, puede ser tan complejo como necesario para las empresas agroalimentarias.
La Global Food Safety Initiative (GFSI) es una iniciativa impulsada por la industria, que desarrolla y aplica métodos rigurosos y científicos para reconocer los sistemas de seguridad alimentaria competentes, como el BRC o IFS. Estos son de aplicación para realizar auditorías, que certifiquen la calidad y seguridad de los procesos y productos de las empresas dentro de la cadena alimentaria.
La implantación de los sistemas de seguridad alimentaria es un proceso progresivo y no puntual, que debe mantenerse actualizado. Este es un reto para las empresas, que, además de realizar sus procesos de producción, deben monitorizarlos constantemente para cumplir con los requisitos de seguridad alimentaria.
Las siguientes pautas pueden ayudar a mantenerse preparado para una auditoría en cualquier momento.
Calendario de Auditorias internas
Los sistemas reconocidos por la GFSI requieren una auditoría interna de todo el sistema, al menos, una vez al año. Es prudente gestionar las auditorias internas según un calendario preestablecido, dividiendo las secciones del sistema y programando una auditoría interna de cada sección en un ritmo mensual o trimestral, asegurándose de que el calendario permite cubrir el sistema completo en el transcurso del año.
Realizar auditorías más pequeñas y de forma más frecuente, permite tener más tiempo para evaluar programas, analizar registros y revisar las condiciones de las instalaciones según sea necesario. Los auditores internos deben esta correctamente formados para conocer los aspectos clave a auditar, cómo registrar los resultados y cómo realizar un seguiniento de las posibles acciones correctivas necesarias.
Una buena práctica es, también, que un tercero complete una auditoria interna del sistema antes de realizar la auditoria oficial de re-certificación. Los recursos externos proporcionan una visión objetiva y ayudan a constatar que todos los programas estén a punto.
Inspecciones en las instalaciones
Además de los sistemas de auditoria de la GFSI, deben realizarse auditorias de las inspecciones en las instalaciones sobre la base del riesgo. Estas inspecciones incluyen evaluaciones de las Buenas Prácticas de Fabricación, manipulación del producto y de las condiciones de las instalaciones.
Las inspecciones en las instalaciones y las auditorias internas ayudan a promover el cumplimiento de las normas GFSI.
Verificación / Validación de los Programas de Prerequisitos
Las normas GFSI requieren que los programas de prerequisitos, como saneamiento, mantenimiento, calibraciones o control de plagas, sean verificados y validados, como mínimo, una vez al año. El proceso de verificación debe incluir una revisión del programa escrito de seguridad alimentaria, de los registros y de la documentación de las inspecciones realizadas en las instalaciones.
El proceso de validación debe incluir una revisión de los resultados obtenidos en las pruebas, las quejas de los clientes, los productos no conformes y otra información relevante para asegurarse de que el programa está alcanzando y manteniendo el control previsto sobre los peligros identificados.
Se considera prudente establecer un calendario para verificar y validar un cierto número de programas cada trimestre.
Gestión automatizada de los programas y del mantenimiento de registros
Aprovechar la ventaja de automatizar los sistemas de seguridad alimentaria y de gestión de la calidad para mantener el cumplimiento con las normas GFSI es un aspecto a considerar seriamente. En la medida de lo posible, las empresas deben adoptar métodos y tecnologias, para dotar a sus departamentos de calidad de la capacidad de gestionar la gran cantidad de programas y la masiva documentación crítica asociada con los sistemas de seguridad y calidad alimentaria. Un sistema informatizado puede ayudar a ahorrar tiempo, simplificar la compleja gestión de registros u organizar y gestionar los programas.
Reevaluaciones completas del Plan de Seguridad Alimentaria
El Plan de Seguridad Alimentaria anual debe revisarse y mantenerse actualizado durante todo el año, y cualquier cambio relacionado con ingredientes nuevos, con los productos o con el equipo debe incorporarse.
Durante el proceso de revisión anual de la planta de producción, todo el sistema de seguridad alimentaria debe ser revisado y auditado, para verificar que el Plan se está aplicando correctamente y que es eficiente para controlar los peligros identificados. Se debe realizar una inspección detallada de las instalaciones y auditar los puntos de control críticos, para asegurar el cumplimiento del plan de seguridad alimentaria. Al completar este proceso de reevaluación, es importante revisar que todos los programas están documentados por escrito y de forma exacta.
Revisión de la gestión
Las normas GFSI requieren revisiones periódicas de la gestión, que deben contemplar las políticas aplicadas, los resultados de las auditorias internas y externas, las quejas de los clientes y las acciones correctivas aplicadas. Como práctica recomendada, estas revisiones deberian realizarse trimestralmente.
Es importante evaluar los resultados del sistema con un análisis de tendencias, y comparar los resultados actuales con períodos anteriores. Esto ayuda a identificar áreas que necesitan una intervención inmediata para subsanar deficiencias o tendencias negativas, asi como las áreas de mejora.
En las revisiones de la gestión debe involucrarse la alta gerencia de la empresa, para que conozca el funcionamiento del sistema de seguridad alimentaria y pueda proporcionar recursos adicionales si es necesario.
Procedimientos coordinados de la gestión del cambio
Los productos, las formulaciones, los equipos y otros factores cambian con frecuencia en la mayoría de las plantas de fabricación de alimentos. Por ello, es necesario que exista un proceso coordinado de gestión del cambio, que asegure que todos los cambios sean comunicados a tiempo en todas las partes necesarias. Las modificaciones deben estar correctamente documentadas, verificadas y validadas en el sistema de seguridad alimentaria, y se debe comprobar que los cambios se implementan completamente en toda la empresa.
Cultura de Seguridad Alimentaria
Estar continuamente preparado para una auditoria no es posible sin una cultura positiva de seguridad alimentaria. La alta gerencia debe compartir visión y compromiso con todos los empleados, que deben estar formados, no sólo en lo que deben hacer sino también en porqué es necesario hacerlo de ese modo.
Este enfoque solidifica el compromiso de los empleados para seguir el programa de seguridad alimentaria, y manejar los productos correctamente siempre. Este es un punto de gran importancia, por lo que es interesante realizar evaluaciones de la cultura de seguridad alimentaria en la empresa de forma rutinaria, para medirla y mejorarla continuamente.
Fuente: www.foodqualityandsafety.com
Imagen: Flickr
